基礎からわかる!パソコン入門・再入門 / Word・Excel・PowerPoint・Outlook

ビジネスメールを送る(7)~ メールを転送・再送する ~

信のマナーと注意点について前項で学習しましたが、ビジネスメールにおいては、返信ひとつでこれほどまでに気を配るこ必要ががあるのかと思われたことでしょう。

しかし、メールの作法というのはこれといった「正解」があるわけではありません。

相手に合せて不快な思いをさせないように気を配るこが何より大切な姿勢です。そのためにCCBCCの仕組みを理解しておくことが必要で、知らなければトラブルになりやすいところです。

本項では、その点も踏まえて「転送」と「再送」について学習していきたいと思います。

では、まず「転送」からです。

そもそも、転送とはどういう意味で、どういう使われ方をするのでしょうか?

前項で学習した「返信」はメールを受け取った相手に返事を返すことでしたが、「転送」というのは、メールを受け取った相手ではない誰か、つまり第三者に送る場合をいいます。

しかし、ただ普通にメールを送ったのでは転送とはいいません。

受け取ったメールをそのまま第三者に送ることを転送

といいます。

例えば、自分をAさんだとして、Bさんからメールを受け取ったとします。Bさんにメールを返すのが「返信」で、CさんにBさんのメールをそのまま送ることを「転送」といいます。

もっとも、そのまま送るというとマナー的に問題がある場合があるので、「転送します」などの一文を入れるのが一般的ですが、Bさんのメールの内容(本文)は一言一句変えず、そのまま送ることになります。

この機能をどういう場合に使うのかというと、ビジネスにおいては案外使用する頻度は多いものです。

例えば、顧客や取引先から届いたメールを上司や同僚に送る場合によく使われます。これは、相手がTOやCCで上司や同僚にまで送ってくれるとは限らないため、「こんなメールが届きました」という情報共有のために転送するわけです。

また、会社の代表アドレスに届いたメールを担当者のアドレスに転送する場合や、イベントの告知メールなどをアドレスを知っている知人に情報を拡散することができます。

では、転送のやり方をみていきましょう。操作は返信とほとんど同じです。

まず、下図のような案内メールが来たとします。この情報メールをまたさらに他の人に転送します。

新着メールのイメージ

転送したいメールを選択した状態で、「ホーム」タブの「転送」ボタンをクリックします。

「ホーム」タブの「転送」ボタンのイメージ

または、メール上で右クリックより、「転送」を選択します。

右クリックメニューのイメージ

すると、下図のように「差出人」と「件名」と「本文」がすでに書き込まれたメールの作成画面が立ち上がります。本文については、前項で学習した「返信」と同じです。

メールの転送画面のイメージ

まず、「宛先」についてですが、ここはまだ指定されていませんので空白となります。

転送したい相手のアドレスを直接記述するか、次項で学習するアドレス帳から宛先を選択して指定します。また、CCBCCにアドレスを記述することもできます。

ここでは、「幕ノ内一歩」に転送してみます。

「宛先」を入力したイメージ

そして、「差出人」については送り手のアドレス、つまり自分(この場合は「吉良吉影」)のアドレスが自動的に入ります。ここを変更する必要性は特にありません。

次に「件名」については、返信とよく似ていますが、メールのタイトルの先頭に「FW:」が付けられた件名が記述されます。この意味は「forward(フォワード:発送する)」の略で、メールでは「転送」の意味になります。

したがって、相手からすれば(この場合は送信先の「幕ノ内一歩」)、下図のように「FW:」が付加されたタイトルのメールを受信することになります。

受信した転送メールのイメージ

この「件名」については、返信と異なり、状況によって変更したり加工する必要はありません。

原則としてタイトルはそのままで送る(「FW:」を消さない)

のがマナーになります。

なぜなら、相手からすると「FW:」があることで転送メールだとわかるからです。ここを変更されてしまうと、本文の内容からでしか転送メールであることが判断できないため、本当に転送メールなのか疑わしくなります。

また、転送メールをさらに転送する場合、つまり、「幕ノ内一歩」がさらに転送する場合に、返信と同様に一部のメーラーや携帯メールでは「FW:」が追加されますが、Outlookでは増えていきません。

しかし、

本文の「Original Message」の数は増えていく

ようになります。

こういった場合は、一番下の「Original Message」、つまり差出人の情報のみを残して削除しておけばよいでしょう。

転送メールをさらに転送した場合の本文のイメージ

次に本文についてです。

すでに大部分を説明してしまいましたが、返信と同じように、受信したメールの件名や日時、本文などが「Original Message」として、つまり引用文としてそのまま書き込まれています。

ここは前述のようにそのまま修正を加えないのが原則ですが、

転送の目的や理由を書いた一文を添える

のがマナーです。

例えば下図のように、「転送しています」という一文を加えます。これで、転送メールであることと、どんな目的で転送されているのかを相手に伝えることができます。

転送メールに一文加筆しているイメージ

また、特に操作も必要なく、

添付ファイルもそのまま転送することができる

ので、大変便利です。

そして送信すると、下図のように「転送」を示す右矢印のマークが表示されます。返信の左矢印とは向きが反対になり、色も紫から青に変わっています。

転送を示す右矢印マークのイメージ

一方、CCBCCで届いたメールを転送する場合では、「宛先」が自動で入ることがないため、返信のように思わぬ相手に届く心配はあまりありません。

注意しなければならないのは、本文の「Original Message」のところに、情報が記述されることです。最初の例は「BCC」のメールを転送したものです。

下図のように、送信元(From)も送信先(To)も差出人「空条承太郎」が記述されています。

メールの転送画面のイメージ

これによって、相手はBCCで送られたメールを転送したのだな、と気づくことができます。(ほとんど確認されないと思いますが)

また、「CC」のメールを転送した場合は、下図のようにCCの記述が書き込まれます。

CCで届いたメールを転送したイメージ

したがって、注意すべきことは、転送する相手がそのメールを受け取っても問題がないのかよく考えるということです。

CCで送られている相手に二重に送ることにならないか、また、BCCで送られている可能性がないか、送り主にとって転送してもよい相手なのかなど、よく考えてから転送するようにしましょう。

そのほか、操作方法やマナー等についてはほとんど返信と同じですので、返信について理解できていれば特に問題はありません。

では次に、「添付ファイルとして転送する」方法と用途を紹介します。

これは、メール自体を添付ファイルとして転送するということです。用途としては少ないですが、これは実際にやってみて確認したほうが理解しやすいと思います。

まず操作方法ですが、「ホーム」タブの「その他の返信アクション」ボタンから「添付ファイルとして転送」を選択します。右クリックメニューにはありません。

「添付ファイルとして転送」を選択しているイメージ

すると、下図のように、メールが添付ファイルとして挿入されます。

メールが添付ファイルとして挿入されたイメージ

この状態で本文を入力して、任意の宛先に送信します。

すると、届いた先では通常の添付ファイルのようにメールが添付された状態で届きます。この添付メールを開くと、転送先の相手は、転送元(自分)と同じ状態のメールを見ることができます。

では、この機能はどのようなときに使うのかというと、

複数のメールを転送するとき

によく使われます。

添付ファイルとして送るということは、複数添付できるということです。つまり、ひとつひとつ転送するよりも、添付ファイルに複数のメールをまとめて1回で転送できるのです。

複数のメールを選択するには、「Shift+↑」や「Shift + ↓」、「Shift + クリック」や「Ctrl+クリック」で複数のメールを選択することができます。

複数のメールを選択したイメージ

この状態で「転送」を選択すると、自動的に「添付ファイルとして転送」の状態になります。

複数のメールが添付ファイルとして挿入されたイメージ

では最後に、「再送」する方法について学習しましょう。

再送とは、文字どおりもう一度送るということです。

同じ相手に同じ内容、もしくは多少修正した内容のメールを送ります。または、同じ内容をそのまま利用して別の宛先に送ることもあります。

こうした再送の用途も意外と多くあります。

例えば、ネットワーク障害等で相手にメールが届かない場合にもう一度送ったり、相手が削除してしまってもう一度送ってと頼まれたり、内容を間違えて間違えた箇所のみ修正して送りたい場合や、ファイルを添付し忘れてもう一度送りたい場合などなどです。

現在では、メッセージ機能やLINEなどのサービスの影響であまり使われなくなりましたが、携帯電話のメールを使ったことがある方は、再送という機能を使われたことがあると思います。

これは、一度作成した様式を再利用して使うことができるので、非常に便利な機能でした。

ところが、Liveメールではその「再送」機能そのものがなく、Outlookでも非常に分かりにくい操作をしなければならないので、なかなか馴染みのない機能になります。

まず、再送ということは、一度送ったメールを利用するということなので、メールは「送信済みアイテム」フォルダに入っているものを利用します。(「送信済みアイテム」について詳しくは、テストメールを送ってみる を参照してください)

ここでは、「再送してみよう」のタイトルのメールを再送してみましょう。

「送信済みアイテム」フォルダのメールのイメージ

このメールは、「吉良吉影」から「空条承太郎」に送ったメールです。これを再送するわけですから、もう一度「吉良吉影」から「空条承太郎」へ送ります。

メールをダブルクリックして、別ウィンドウで立ち上げ直します。このあたりが少しややこしいところです。

別画面で選択できる「メッセージ」タブより、「移動」→「アクション」→「このメッセージを再送」の順で選択します。

「メッセージ」タブのイメージ

すると、同じ宛先、件名、本文が入力されたメッセージ画面が立ち上がります。

「再送」メールのイメージ

この再送機能は非常に便利なのですが、なぜかこんなわかりにくいところに隠されています。忘れてしまいがちなので、何度か実際に送ってみて、しっかり身につけておきましょう。

更新履歴

2014年7月30日
ページを公開。
2018年1月10日
ページをSSL化によりHTTPSに対応。
2020年5月29日
メールソフトをWindows LiveメールからOutlookに変更。

参考文献・ウェブサイト

当ページの作成にあたり、以下の文献およびウェブサイトを参考にさせていただきました。

文献
なし
ウェブサイト
なし